Foro Latinoamericano de Seguridad
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Pérdidas por robo en comercios: La auditoria de seguridad
La auditoria es el proceso por el cual se identificaran las normas u objetivos que la empresa se propone alcanzar y su grado de cumplimiento
Por Víctor López
La auditoria es el proceso por el cual se identificaran las normas u objetivos que la empresa se propone alcanzar y el grado de cumplimiento de cada uno de ellos. Son recomendables las auditorias externas antes que las internas, dado que una empresa de seguridad o consultora contará con personal especializado y posee mayor imparcialidad que el personal propio. El alcance de la auditoria estará preacordado entre la empresa auditora y las autoridades del establecimiento.
El alcance de la auditoria se refiere a dos aspectos básicos: cual es la problemática que motiva la auditoria y que acceso a la información tendrá el grupo de auditores. En base a esto se elaborará el plan de auditoria en el que se determinará que es lo que se va a auditar, cuando se va a auditar y cómo se va a auditar.
El proceso de la auditoria de seguridad constará de cuatro etapas básicas:
• Revisión de objetivos y políticas.
• Revisión de la identificación de riesgos.
• Evaluación de medidas determinadas para tratamiento de cada riesgo.
• Conclusiones.
Los objetivos y políticas de la empresa deberán ser acorde a la estructura de la empresa, es decir, no deben ser propuestos objetivos o políticas de seguridad inalcanzables dada la naturaleza del establecimiento.
Esta primera etapa tiene como objetivo armonizar la relación entre las políticas del establecimiento y la realidad del mismo. En esta etapa se hará un bosquejo de las primeras recomendaciones que se expondrán en el informe.
En la revisión de identificación de riesgos y en la evaluación de las medidas tomadas para el tratamiento de ellos se verificará que se hayan considerado todos los riesgos posibles y que las medidas determinadas para su tratamiento sean las apropiadas.
Muchas veces, por no asesorarse adecuadamente, nos encontramos con establecimientos que tratan a sus riesgos de manera poco conveniente y muchas veces sin considerar el panorama completo.
Supongamos que un “store manager” detecta una diferencia de inventario importante atribuible a robo, coloca un costoso sistema de CCTV creyendo haber solucionado el problema, no obstante la problemática perdura. Por tener un panorama acotado el gerente del local ha realizado una erogación de dinero para la instalación de un sistema de CCTV, siendo que una política de control de mercadería no le hubiera costado prácticamente nada y, muy probablemente, sea más efectivo.
La auditoria y el robo interno
Cuando la auditoria es motivada por sospechas de robo interno, el equipo de auditores debe darle profundidad a los siguientes controles:
• Control por oposición de intereses.
• Fallas estructurales.
• Determinación de accesos a control de mercadería.
• Detección de cíclicos que oculten información en inventario. Control de movimientos de mercadería (documentación).
• Entrevistas con el personal
Control por oposición de intereses
Este control, así como también el de detección de “fallas estructurales”, son los comunes en casi todas las auditorias de las distintas áreas. Consiste en la detección de personal que realiza tareas ajenas a su incumbencia, ya sea por costumbre, por absentismo frecuente de alguno de los empleados, por falta de definición de roles, etc.
Este control debe ser rigurosamente aplicado a las jerarquías medias – altas del establecimiento, pues es en este segmento en el que roles no definidos puede afectar severamente la eficiencia de cada trabajador y del grupo en general, así como también puede facilitar ocasiones para la comisión de robos internos o maniobras fraudulentas de distinto tipo.
En lo que a plantas inferiores se refiere, el interés de los auditores en el control por oposición de intereses debe recaer sobre tres puestos en particular: personal de seguridad, repositores y cajeros. Debe verificarse que cada uno de estos realice sólo las tareas que su puesto implica, o sea, el vigilador no es repositor, el repositor no es personal de limpieza ni el cajero vigilador. Teniendo los roles de estos tres puestos definidos estaremos evitando una gran mayoría de las posibilidades de fraude o robo interno.
Fallas estructurales
Con este título se denominará al análisis del organigrama del establecimiento.
La estrecha relación con el control anterior es evidente. Definición de roles y capacidad de control o supervisión del personal son los ejes de este análisis.
Se buscarán deficiencias en el organigrama que faciliten la perpetración de delitos por falta de supervisión o concentración de poder e incumbencias. Por ejemplo, para dar de baja a un producto por avería deben intervenir, al menos, tres personas: encargado o gerente y personal de seguridad (en caso de no tener personal de seguridad contratado se recurrirá a repositores, cajeros, etc.) en un primer momento, y supervisor de zona en una segunda instancia, que es el que finalmente autorizará la baja del producto.
Determinación de accesos a control de mercadería
El acceso al control de la mercadería estará pautado por tres aspectos fundamentales: condiciones de depósito, sistemas de control empleados, definición de roles. El acopio de mercadería debe seguir un ordenamiento tal que permita la fácil contabilización de la misma, el sistema de control empleado deber ser efectivo (no basta con darle una guía de procedimientos al empleado, la gerencia debe verificar que el empleado conoce el sistema), y la definición de roles debe ser respetada a fin de no darle exclusividad a nadie sobre el control de los números reales de mercadería existente.
Detección de informes cíclicos que oculten información en inventario - documentación de los movimientos de mercadería
No es de extrañar que, previendo una inspección, un gerente o encargado de local trate de “dibujar” los números para evitar un llamado de atención o lograr una felicitación, y no sólo con respecto a la mercadería existente, sino también sobre los montos de dinero trabajados y erogaciones realizadas.
Si han habido muchos robos, en especial si el gerente está involucrado, tratará de pasar los faltantes como, por ejemplo, averías o error de proveedores. Realizará un conteo, y bajo el rótulo de “cíclico” o “actualización” enviará un informe a sus superiores para que se les de de baja a los productos faltantes. Cuando esta maniobra es reiterada o el faltante es exagerado, estamos frente a indicios graves, siendo lo más recomendable en este caso una intervención momentánea de la gerencia y la instrumentación de una auditoria.
En esta instancia de la auditoria es fundamental la requisa de documentación del movimiento de la mercadería: ingresos, egresos, motivo de egresos, salidas por ventas, ofertas especiales, regalos a clientes destacados, etc. De no existir documentación alguna que reúna toda esta información, debe confeccionarse una base de datos utilizando como fuente a la documentación probatoria que haya (remitos, recibos, facturas, notas de pedido, libro de actas o planillas de salidas por robo, avería, etc.).
Otras medidas
La entrevista con el personal medida alcanza a toda la planta. Se indagará más que nada sobre antecedentes penales, referencias laborales anteriores y ámbito socioeconómico. Si el auditor, tras tocar estos puntos lo cree necesario, llevará el interrogatorio a situaciones específicas.
El grupo de auditores puede también valerse de métodos que permitan obtener elementos probatorios o que aceleren los resultados de la investigación. Los más comunes son el control de residuos, la utilización de personal infiltrado y la utilización de medios electrónicos.
La tarea dará como resultado un informe final, con recomendaciones que las autoridades del establecimiento podrán aplicar para reducir sus pérdidas por robo
El Lic. Víctor López es un experto argentino en seguridad. Gracias!
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