Directivos de Seguridad: El desafío de comunicarnos bien

¿Cómo comunicarnos bien con nuestros colaboradores y en nuestras intervenciones públicas?

Hoy en día, para un profesional de seguridad de alto nivel, una correcta comunicación es imprescindible no sólo en la relación con el propio equipo de trabajo y los clientes, sino en todas las facetas del desempeño profesional.

Cuando hablamos de comunicación, consideramos que el mensaje “es” el contenido que debemos transmitir: un estudio técnico, etcétera., y es cierto. Pero cuando abordamos la comunicación en público, sea éste numeroso o no, implica la imprescindible y necesaria presencia del exponente como especialista del tema para conducir la presentación.

En muchas ocasiones al asistir a una presentación, lo que suele hacer el ponente, es acompañar al auditorio a leer el contenido que reflejan las pantallas - no siempre bien diseñadas - en Power Point... pero todo el mundo sabe leer. ¡Los asistentes no necesitan que el ponente lea una pantalla!.

Actualmente la sociedad de la información y la tecnología nos ofrecen múltiples opciones y canales para enviar información a nuestros receptores: DVD, Internet, prensa especializada, etc. El exponente debe tener muy claro que tiene que aportar un valor adicional que no puede ser reflejado en las pantallas, justificando así su presencia y convirtiéndole también en mensaje. Su presencia es importante y necesaria para liderar el tema que presenta y para esto tiene que conducir a la audiencia a la interpretación y valoración del contenido en función de lo que él/ella, como conocedor del tema considere.

En definitiva, con su presencia, el profesional debe aportar valores de liderazgo, credibilidad y, sobre todo, emotividad al contenido. De lo contrario, puede propiciar una sensación de frustración en la audiencia que puede traducirse en expresiones parecidas a estas:
- "Para leer no hubiera venido",
- "Había tantos datos en la pantalla que no he tenido tiempo ni de leer, ni de escuchar al ponente".
- "El conferencista tiene mucho prestigio pero es aburrido".
- "Suerte que conseguiré la presentación y la podré revisar".
- "No he entendido nada, el conferencista debe pensar que sabemos tanto como él".


Miedo escénico

¿Por qué sentimos miedo a hablar en público? Según los antropólogos, el miedo a no ser aceptado o a ser rechazado es un factor que convive con el individuo debido a nuestra condición humana de formar parte de un grupo (comportamiento gregario).

Cuando tenemos que hablar en público nos exponemos a la crítica y a la aceptación, o no, por parte de nuestras audiencias.
El miedo a "no dar la talla", a "quedarnos en blanco", a que "algunos profesionales de la audiencia saben mucho más que yo", u otros temores parecidos, pueden traducirse en síntomas de ansiedad extrema que deben neutralizarse con algunas técnicas de respiración y visualización entre otras opciones.

Algunas sugerencias prácticas para hablar en público

Antes de pensar que hablar en público es difícil, imposible, y que sólo algunos privilegiados pueden hacerlo, debemos considerar algunos puntos que nos pueden aportar seguridad y auto confianza:

• Conocer muy bien el contenido a presentar.
• Las características de la audiencia y su relación e interés con el tema.
• Tener claro la finalidad de la presentación: ¿por qué queremos presentar?
• Qué objetivo queremos conseguir: ¿qué queremos que haga la audiencia una vez finalizada la presentación?
• Seleccionar y jerarquizar la información más importante para la audiencia. Aportar un exceso de información no nos garantiza su correcta asimilación y comprensión por parte de ella.

Una vez realizadas estas reflexiones debemos diseñar el contenido y plasmarlo en unas pantallas de Power Point, si así lo decidimos.


A tener en cuenta al diseñar el contenido

Las presentaciones en público son para ser escuchadas y no para ser leídas.
Debemos evitar diseñar la presentación como si fuera un documento de trabajo para su consulta.

Una vez diseñada la presentación debemos hacernos la siguiente pregunta: ¿Mi audiencia puede leer e interpretar de una manera clara mi comunicación? Si la respuesta es sí, debemos plantearnos si es conveniente nuestra presencia como exponentes o podemos transmitir este contenido por otra vía alternativa.


Las pantallas deben contener:

• Poca información y muy clara.
• Titulares cortos y de una sola línea.
• Frases cortas y claras.
• Imágenes muy claras y acordes con el tema presentado.
• Gráficos fáciles de interpretar.
• Fondos de pantalla adecuados al contraste del contenido.


Las pantallas deben evitar:

• Abusar de las mayúsculas. Se recomienda el uso de las minúsculas y combinar los tamaños y el uso de las negritas.
• El uso excesivo de subrayados y signos de comunicación escrita como el paréntesis.
• Las siglas en exceso. Deben explicarse brevemente, si consideramos que nuestras audiencias pueden desconocerlas.


Exposición

El exponente debe transmitir auto confianza, cercanía con la audiencia, generar un buen clima y sobre todo, dar respuesta a las expectativas generadas al auditorio. Por una parte, lo hará preparando muy bien su presentación, y, por otra, teniendo en cuenta los siguientes factores entre otros:

• Mirar a la audiencia la mayor parte del tiempo, no a la pantalla (aunque la sala sea muy grande, y no pueda ver a todos los asistentes). La mirada es un signo de respeto, cortesía y también es el primer escalón de la generación de confianza.
• Su expresión facial debe ser abierta, sincera y cercana.
• La voz debe transmitir seguridad y liderazgo sobre el tema (no arrogancia). Hablar en público de pié no es lo mismo que mantener un diálogo cara a cara con un interlocutor.
• El lenguaje corporal debe ser abierto. Los brazos y las manos nos ayudan a comunicarnos y refuerzan nuestros mensajes. En consecuencia, debemos evitar mantenernos rígidos , estáticos y "escondidos" detrás del atril. 


Finalizar una presentación

Una vez finalizada la presentación de nuestro contenido no debemos olvidar cerrar la presentación, que no es más que resumir los puntos más importantes que ya se han dicho, con el objetivo de ayudar a la audiencia a recordarlos.

Si hay preguntas por parte de la audiencia, el exponente debe escuchar con atención sin interrumpir y contestarlas de una manera clara y corta, puesto que se supone que las preguntas de la audiencia son aclaraciones; si desconoce la respuesta debe admitirlo, y adoptar el compromiso de responder lo antes posible por la vía que determine.

Y por último y no menos importante: El ponente nunca debe dejarse llevar por alteraciones emocionales, a consecuencia de la provocación de algún miembro de la audiencia; responderá siempre con respeto, educación, contundencia y auto confianza, nunca con arrogancia.

 

Modificado a partir del artículo “El desafío de la comunicación”, de Núria Vilamitjana. Gracias!

 

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