Cómo combatir la pérdida del tiempo

Nuestro recurso más importante es el tiempo, y nuestro mayor enemigo es cualquier factor que nos haga perder nuestro bien más preciado

 

Cuales son los factores que nos hacen perder el tiempo

 

a. No definir objetivos y prioridades

Si uno no tiene claro sus objetivos va a trabajar duro y quizás no llegue a nada, o al menos, no a lo que realmente se desea. 

Si no se definen prioridades y se las respeta, las gestión se desvía hacia cuestiones "urgentes" pero que no siempre acercan a nuestros objetivos (lo importante).

Entonces, escriba en un papel cual es su objetivo final, el anual, mensual e incluso el de cada día. Defina las tareas como "vitales”, "importantes” y "delegables” en función de si las mismas lo acercan a ellos o no y luego, delegue o elimine a todas las actividades "no importantes”.

Escriba lo que debe hacer y lo que "no debe hacer". Calcule el tiempo que le llevan esas tareas y si observa que no le alcanza, recategorice, delegue o elimine, siempre a la luz de su objetivo. Recuerde que lo que no suma, resta; por tanto, si Ud. no respeta la prioridad, solo esta priorizando el fracaso.

b. No planificar

Los empresarios "no planifican el fracasar, simplemente, fracasan por no planificar". Si Ud. no tiene una hoja de ruta que lo guíe, seguramente termine enmarañado en problemas y lejos de su destino deseado. ¿Si algunos corredores del Dakar con la máxima tecnología (GPS) y un copiloto leyendo mapas se han perdido, se imagina si no hubieran contado con esa guía? Ud. ¿por qué piensa que puede no perderse entre su laberinto de dificultades?

Planificar simplemente implica organizar sus actividades en relación a las prioridades y a un horario. Le puede parecer que pierde tiempo, pero seguro que al final del día verá que es lo contrario… piense en los corredores.

Planifique su trabajo en una hoja que contemple a todo el año. Defina los objetivos a alcanzar y distribuya los mismos en la misma. Luego vea que debe hacer y/o chequear para alcanzar los mismos y también ubica dicha tarea en la planilla. Así también defina su semana y luego su día.
Estos planes deben ser actualizados regularmente para ir actualizando y corrigiendo. Una ayuda es categorizar las actividades según su prioridad y no atender a otra hasta que no sea cumplimentada la de mayor importancia.

c. Situaciones no previstas

No existe plan alguno que pueda considerar todas las variables posibles, así que, en sus planificaciones, contemple márgenes de acción para atender esas cuestiones no previstas. Recuerde que en el baúl de su auto hay una goma de auxilio…previendo una pinchadura, así que también prevea tiempo para el cambio de la misma.

d. No tener a quién delegar

Muchas veces el empresario debe hacer cosas de poca importancia (facturar, escribir mail, atender el teléfono, tomar pedidos, etc.) por que no tiene a quién delegar. Generalmente este dilema se resuelve haciendo un cálculo de cuanto se ganaría (en dinero y calidad de vida) si el empresario tuviera tiempo para dedicarse a lo importante; luego, solo se compara ese monto con el salario o costo del empleado necesario. La decisión a tomar está ligada a cuanto se desea ese objetivo antes definido.

e. El teléfono y el e-mail

Calcule el tiempo que le lleva el atender las llamadas telefónicas que no reviste importancia o a aquellas personas con las que no deseamos hablar; luego, considere ese tiempo aplicado a esa tarea que tanto le importa para su negocio, hecho esto, verá con gran asombro cuánto dinero perdemos diariamente o cuán alejado está de su objetivo.

El teléfono (de línea o celular) resulta una ayuda imprescindible pero produce desastres cuando nos lleva a la esclavitud, la desconcentración y la pérdida de tiempo. Intente hacer que le atiendan los llamados y/o de fijar un horario donde hacerlos.

 

Y en cuanto al e-mail... ni hablar! ¿Cuántas veces por día chequea usted sus e-mail? ¿Cuántas horas semanales emplea en responderlos? 

f. El "bonding" mal entendido

Si bien es importante el "bonding" (mantener relaciones amistosas) en nuestra actividad, recuerde que Ud. debe ser un gran administrador del tiempo, por tanto, lo que utilice de su día para mantener el vínculo debe ser relacionado con los objetivos y resultados logrados o por lograr. 

 

La productividad del tiempo aplicado debe ser su preocupación, las charlas, reuniones, comidas, café, etc., lo acercan al éxito, pero en su exceso producen el efecto contrario.

g. Las reuniones no programadas o improductivas

Igual que el mal uso del teléfono, o responder e-mail irrelevantes o perder el tiempo con Linkedin o Facebook, la pérdida de tiempo se sucede con esas visitas no anunciadas / acordadas que modifican terroríficamente la planificación o bien, cuando mantenemos reuniones no productivas.

Las reuniones deben ser programadas, tener un objetivo y un temario, preferentemente el temario debe ser conocido por todos y debe definirse y respetarse un horario de inicio (a raja taba) y otro de finalización.

Ah, me olvidé, también le sugiero que impida las interrupciones y pida que, siempre que se pueda, se apaguen los celulares.

Cuando observe que el tiempo y productividad de las mismas se multiplica, se hará fanático de respetar estas normas.

Para las reuniones no programadas, un buen consejo es definir horarios donde puede atender gente y otros que no. 

h. La sordera

La mala comunicación es uno del mayor causante de pérdida de tiempo; obliga a repetir el diálogo y/o tener que resolver problemas o cuestiones no deseados. En definitiva, generar pérdidas de tiempo y recursos con el agravante de afectar las relaciones interpersonales de los involucrados.

Aprenda y oblíguese a escuchar. Esto requiere de lo que se llama "escucha activa”, es decir, prestar atención, desear escuchar. Luego, como señalamos, evite e impida todo aquello que pueda representar una interrupción o estímulo para la distracción.

Repita su mensaje y verifique preguntando que el otro haya entendido lo que Ud. quería que entendiera. Observe a los pilotos y la torre de control, cada vez que uno de ellos emite un mensaje, inmediatamente, es repetido por el otro con exactas palabras, esto es así aún en situaciones de gran crisis al solo efecto de evitar malos entendidos que puedan implicar la caída del avión y/o la pérdida de vidas.

Simplemente imagine que un piloto entienda mal la indicación sobre que pista debe utilizar para aterrizar…esto se solucionó haciendo que el que escucha repita el mensaje, así el emisor sabe con certeza que el éste entendió la instrucción emitida. Por eso, aprenda y oblíguese a escuchar. 
 

 

 .

Recuerde: Nuestro recurso más importante es el tiempo, y nuestro mayor enemigo es cualquier factor que nos haga perder nuestro bien más preciado!

 

 

 

Usted está en https://www.forodeseguridad.com/artic/admin/5244.htm

Incorpórese a este Foro profesional •  Capacítese en seguridad  •  Reciba gratis nuestro Boletín